Moet ik notuleren?

Moet ik notuleren?

Home » Moet ik notuleren?
7.9
Moet ik notuleren bij een vergadering?

De wet verplicht niet tot het opstellen van notulen bij vergaderingen van het bestuur, aandeelhouders of leden. In de statuten kan wel een regeling zijn opgenomen over het notuleren. Notuleren wil minimaal zeggen het vastleggen van een besluit.

Notuleren verplicht?

brief

Is notuleren verplicht, zo nee wat zou dan een reden zijn om notulen te maken.
De wet verplicht niet tot het opstellen van notulen bij vergaderingen van het bestuur, aandeelhouders of leden. In de statuten kan een regeling zijn opgenomen over het notuleren. Notuleren wil minimaal zeggen het vastleggen van een besluit. Een dergelijke vorm van notuleren noem je een besluitenlijst. Je hoeft dus niet een hele beraadslaging vast te leggen. Het belangrijkste is dat het te nemen besluit zorgvuldig op papier komt.

Duidelijkheid over vergadering

Notulen zijn dus niet wettelijk verplicht. Maar zeker voor bepaalde besluiten, zoals het uitkeren van dividend of het aanstellen van een bestuurder zijn notulen eigenlijk een vereiste. Anders kan je later nooit bewijzen dat de aandeelhouders of het bestuur dit besluit hebben genomen.

Notulering kan dus misverstanden, onduidelijkheden of discussie na de vergadering voorkomen. In de notulen leg je duidelijk schriftelijk vast wat op de vergadering besproken onderwerpen waren. Zo kan iedereen achteraf makkelijk terug lezen en bewijzen wat er is besproken. Het is eigenlijk de enige manier om een besluit vast te leggen.

Notulen als bewijsmiddel

Daarnaast kunnen notulen ook dienen als bewijs bij procedures. De notulen kunnen bijvoorbeeld dienen als bewijsmiddel dat er wel of geen sprake is van onbehoorlijke taakvervulling door een bestuurder. Onbehoorlijke taakvervulling is het risico dat bestuurders lopen om persoonlijk aansprakelijk gesteld te worden bij een eventueel faillissement. Het is daarom verstandig om notulen zorgvuldig op te stellen. In die stukken moet je steeds voldoende informatie opnemen over de inhoud van de vergadering en de aanwezigen.

Model notulen

Op onze site tref je een reeks van modelnotulen aan. Zowel notulen voor een BV als notulen voor een vereniging of stichting. De modellen zorgen ervoor dat de basis van het besluit juist wordt vastgelegd. Dat is bijzonder belangrijk voor het voorkomen van bestuurdersaansprakelijkheid. De inhoud van het besluit moet je zelf aanpassen.

Notulen zonder vergadering

Notulen worden ook vaak gebruikt terwijl er in de werkelijkheid helemaal geen vergadering is geweest. De notulen zijn dan een schriftelijk besluit van de vergadering, zodat het besluit is genomen in overeenstemming met de statuten.

Lees meer

Join the discussion

Menu

0
Je winkelwagen