Notulen AVA Vaststellen Jaarrekening

Vaststelling jaarrekening

De jaarrekening is een terugkerende verplichting waar geen bv onderuit komt. Goedkeuring door de aandeelhouder(s) is verplicht en moet aan juridische vereisten voldoen.

Onze Voorbeeld Notulen AVA Vaststellen Jaarrekening bevatten alle afspraken om dit besluit te kunnen nemen. Tot slot maak je de goedgekeurde jaarrekening openbaar in de database van de KvK.

Wat moet je zelf invullen

Vul de gegevens in over aanwezigheid, plaats en datum. Neem ook de bestemming van het resultaat op. Dat neem je over uit het voorstel van de accountant of boekhouder. Tot slot moeten bestuurders de Notulen AVA Vaststellen Jaarrekening ondertekenen.

Samenvatting

Bevat bepalingen over:

• Algemene vaststellingen vergadering;
• Vaststelling jaarrekening;
• Vaststelling nettowinst;
• Bestemming nettowinst;
• Decharge statutair bestuurder(s).

In de paragraaf ‘Vaststellen Jaarrekening’ staat een passage waarin de vergadering besluit om de nettowinst in het bedrijf te houden en niet aan de aandeelhouders uit te keren. Met een boekhoudkundige term heet dat “toevoegen aan de algemene reserves”.

De vergadering kan er ook voor kiezen om de winst wel uit te keren. Dan heb je ook onze notulen dividenduitkering nodig. Deze 2 documenten kun je samenvoegen. Vergeet dan niet om de passage over “toevoeging van nettowinst aan het eigen vermogen” uit de Notulen AVA Vaststellen Jaarrekening te verwijderen. In de tekst wordt dit toegelicht.

Opstellen Jaarrekening

Vanzelfsprekend kun je zelf je jaarrekening opstellen, ook wel opmaken genoemd. Als je er voor kiest om dit zelf te doen, moet je genoeg kennis hebben. Verder moet je het ook gewoon leuk vinden, want het kost altijd meer tijd dan je denkt.

Daarom kiezen de meeste bv’s ervoor om dit aan hun boekhouder uit te besteden. Op basis van de opgeleverde jaarrekening neemt de aandeelhoudersvergadering een besluit en ondertekenen de Notulen AVA Vaststellen Jaarrekening als slot- en bewijsstuk.

Een standaard jaarrekening bestaat uit drie delen:

1. Balans: overzicht van alle bezittingen en schulden van de bv;
2. Winst- en verliesrekening: overzicht van alle inkomsten en uitgaven gedurende het jaar;
3. Toelichting: directieverslag met een toelichting op de activiteiten van het afgelopen jaar.

Grote bv’s zijn verplicht om de jaarrekening door een accountant te laten controleren. Pas als er een accountantsverklaring is, kan de AVA bijeen worden geroepen. Dit geldt alleen voor bv’s die aan twee van de volgende voorwaarden voldoen: meer dan 12 miljoen euro omzet, meer dan 50 medewerkers en een balanstotaal van 6 miljoen euro of hoger. Vaak is de accountant dan ook bij de jaarvergadering aanwezig.

Decharge Bestuur

Het juridische woord voor decharge is kwijting. Aandeelhouders kunnen de bestuurders, na het verlenen van decharge, niet meer aansprakelijk stellen voor het gevoerde beleid over de afgelopen periode. Als er later “lijken uit de kast” komen waar de AVA niet van op de hoogte was, kan het bestuur voor dat deel nog wel aansprakelijk worden gesteld.

Decharge geldt alleen intern. Andere partijen, zoals leveranciers en kredietverstrekkers, kunnen een bestuurder nog steeds aanspreken op foute beslissingen. Zij behouden hun vorderingsrecht.

In de Notulen AVA Vaststellen Jaarrekening krijgt het bestuur, tegelijk met het goedkeuren van de jaarcijfers, decharge verleend. Hoewel dit twee aparte besluiten zijn, is dit op zich logisch. De aandeelhouders vertrouwen er immers op dat de jaarcijfers kloppen en bedanken het bestuur voor het goede werk dat ze hebben verricht.

Bij twijfel kan de AVA afzien van decharge, maar wel de jaarrekening vaststellen. Laat je in dat geval adviseren door een jurist over een juiste formulering. Dit is maatwerk en wordt niet door dit model gedekt.

Achtergrond en doel

Bv’s zijn op basis van Art. 2:394 lid 3 BW verplicht om hun jaarrekening openbaar te maken. Dit wordt ook wel deponeren genoemd. Het idee erachter is dat iedereen die dat wil de stukken op kan vragen. Denk aan een potentiële leverancier die wil checken of hij met een gezond bedrijf in zee gaat of een investeerder die met je samen wil werken.

Verder wil de Belastingdienst weten hoeveel belasting zij kunnen innen en vaak zijn banken ook geïnteresseerd als je een lening bij hun af wilt sluiten. Dit kan zowel een zakelijke investering, voor de aankoop van bedrijfsonroerend goed of een nieuwe machine zijn, als een persoonlijke financiering, voor de aankoop van je nieuwe woning.

Tot slot moet je niet vergeten dat bv’s en nv’s gewoon verplicht zijn om verantwoording af te leggen aan de aandeelhouders. Op basis daarvan kunnen zij besluiten of zij hun aandeel in de organisatie willen houden.

Termijnen

Let er op dat je de stukken op tijd bij de KvK deponeert. Je loopt namelijk het risico dat je persoonlijk aansprakelijk wordt gesteld als je bv failliet gaat. Wij hebben de termijnen voor het opstellen, vaststellen en deponeren van de jaarrekening voor je op een rijtje gezet.

Het bestuur heeft na afloop van het boekjaar 5 maanden de tijd om de rekening op te maken. Eventueel kan de AVA 5 maanden uitstel geven. Nadat de jaarrekening is voorgelegd, heeft de AVA 2 maanden om de stukken goed te keuren. Dit wordt bekrachtigd door het ondertekenen van de Notulen AVA Vaststellen Jaarrekening. Vanaf dat moment heeft het bestuur 8 dagen om de jaarcijfers bij de KvK te deponeren.

De totale looptijd bedraagt dus maximaal 5+5+2 = 12 maanden. Als de aandeelhouders niet op tijd zijn, dan ben je verplicht om de voorlopige jaarrekening te deponeren. Ook in dat geval ben je nog steeds verplicht om ook een accountantsverklaring aan te leveren.

Samenvatting

Tot slot nog even alle feiten op een rij. Het bestuur van de bv is verantwoordelijk voor het opmaken van de jaarrekening. Opmaken betekent hetzelfde als opstellen en moet binnen 5 maanden na afloop van het boekjaar gebeuren. De AVA kan eventueel 5 maanden uitstel verlenen. Dit kan alleen in geval van bijzondere omstandigheden.

De AVA is verantwoordelijk voor het vaststellen van de jaarrekening. Dit moet binnen 2 maanden na het opstellen gebeuren. De jaarrekening moet door alle statutair bestuurders worden ondertekend. De Notulen AVA Vaststellen Jaarrekening worden alleen door de voorzitter en secretaris van de AVA van een handtekening voorzien.

Binnen 8 dagen na vaststelling moet je de stukken bij de KvK deponeren. Dit wordt ook wel openbaar maken of publiceren genoemd. Scan de ondertekende jaarrekening in, zodat je die hier digitaal kunt uploaden. Het is niet meer mogelijk om ze per post op te sturen.