Notulen AVA Benoeming Bestuurder

Ontslag en benoeming bestuurder

Met deze uitgewerkte Voorbeeld Notulen AVA Benoeming en Ontslag Bestuurder leg je het besluit tot het aanstellen van een nieuwe statutair bestuurder schriftelijk vast. Als er sprake is van een bestuurswissel, kan de vergadering de vertrekkend bestuurder ook direct ontslag verlenen.

Dit model kun je ook voor alleen een aanstelling of alleen een vertrek gebruiken. Haal de passages die niet van toepassing zijn gewoon weg.

Wat moet je zelf invullen

Vul de naam en geboortedatum van de bestuurder in. Neem ook de namen van de aanwezigen, aandeelhouders, datum en plaats op. Tot slot moet je de Notulen AVA Benoeming Bestuurder ondertekenen.

Samenvatting

Bevat bepalingen over:

• Algemene vaststellingen vergadering;
• Benoeming en/of ontslag bestuurder;
• Bezoldiging (loon of management fee);
• Ontslagvergoeding.

Naast de benoeming van bestuurders is de AVA van een bv ook belast met de vaststelling van de financiële vergoeding, ook wel bezoldiging. Daarom is er een aparte passage opgenomen waarin de vergadering instemt met de hoogte van de fee of het brutoloon.

Benoeming

Het woord bestuurder is de juridische naam voor statutair directeur. In de Notulen AVA Benoeming en Ontslag Bestuurder BV wordt er dus een directeur aangesteld. Dit kan een natuurlijk persoon zijn, zoals Henk Jansen, maar ook een andere, zoals HJ Holding. Zo’n benoemingsbesluit zie je vaak in een structuur waarin de Holding BV diensten levert aan een Werk BV.

Bij meerdere bestuurders worden besluiten gezamenlijk genomen. Wie verantwoordelijk is voor de verschillende soorten besluiten staat in de statuten en in het directiereglement BV. De laatste bevat een uitwerking van de bevoegdheden. Denk bijv. aan het aangaan van een lening of de aankoop van onroerend goed.

Beloning

Bestuurders ontvangen een bezoldiging. Hoe dat eruit ziet hangt van het dienstverband af. Wanneer de directeur tevens eigenaar is, dan ontvangt hij een managementvergoeding.

Dit heet ook wel het salaris DGA of management fee. Deze vergoeding is gebonden aan regels, de zogeheten gebruikelijkloonregeling. Afspraken worden meestal in een arbeidsovereenkomst DGA vastgelegd.

Een statutair directeur die geen aanmerkelijk belang in de bv heeft, valt niet onder de gebruikelijkloonregeling voor DGA’s, en wordt op basis van een arbeidsovereenkomst Statutair Directeur aangesteld. In beide situaties verwijs je in de Notulen AVA Benoeming en Ontslag Bestuurder BV naar de betreffende arbeidsovereenkomst.

Ontslag

Een statutair bestuurder mag altijd ontslag nemen of ontslagen worden. In tegenstelling tot werknemers, hebben bestuurders van een bv vrijwel geen ontslagbescherming. Je moet alleen rekening houden met een opzegtermijn en de ontslagprocedure goed volgen.

Vaak heeft een bestuurder ook een arbeidsovereenkomst. Dat wordt een dubbele rechtsrelatie genoemd: één op basis van het vennootschapsrecht en één op basis van het arbeidsrecht. Bij ontslag eindigt ook de arbeidsrelatie, tenzij er in de arbeidsovereenkomst een beding is opgenomen dat de bestuurder na ontslag als werknemer in dienst van de bv mag blijven.

Bevoegdheid AVA

De bevoegdheid tot benoeming of ontslag van bestuurders is bijna altijd de taak van de AVA. Bij een nv is de Raad van Commissarissen (RvC) daar meestal verantwoordelijk voor, maar bij een bv komt dat eigenlijk nooit voor. Als er al een RvC is, dan heeft die bij dit soort besluiten hooguit een adviserende rol.

Je mag er dus vanuit gaan dat de aandeelhoudersvergadering van een bv alle besluiten neemt over benoeming, schorsing, beloning en ontslag van haar bestuurders. Voor de zekerheid kun je dat in je eigen statuten controleren. Waarschijnlijk tref je een tekst die hierop lijkt:

Artikel X. Ontslag en Benoeming Bestuurder

1. Directeuren worden benoemd door de algemene vergadering.
2. Iedere directeur kan te allen tijde door de algemene vergadering worden geschorst en ontslagen.
3. Een schorsing kan één of meer malen worden verlengd doch in totaal niet langer duren dan drie maanden. Is na verloop van die tijd geen beslissing genomen omtrent de opheffing van de schorsing of ontslag, dan eindigt de schorsing.
4. De bezoldiging en de verdere arbeidsvoorwaarden van iedere directeur worden vastgesteld door de algemene vergadering.

Voordat een bestuurder bij de KvK kan worden ingeschreven moet de AVA met de voordracht instemmen. Er is sprake van een rechtsgeldig benoemingsbesluit als de Notulen AVA Benoeming en Ontslag Bestuurder BV zijn ondertekend. Let op: bij een vertrek moet de bestuurder ook worden uitgeschreven uit het KvK-register.

Titulair of Statutair Directeur

Tot dusver spraken we alleen over een statutair directeur, maar bv’s hebben vaak ook directeuren die niet door de AVA zijn benoemd. Zij dragen een functietitel, net als business controller of hrm-manager, maar zijn officieel geen statutair bestuurder van de bv. Zij zijn enkel titulair directeur en:

• worden niet bij aandeelhoudersbesluit benoemd;
• staan niet als bestuurder bij de KvK ingeschreven;
• worden op basis van een arbeidsovereenkomst aangesteld en vallen derhalve onder het arbeidsrecht;
• zijn niet automatisch bevoegd de bv te vertegenwoordigen;
• kunnen alleen als werknemer worden ontslagen, dus niet door de AVA.

Kortom: de Notulen AVA Benoeming en Ontslag Bestuurder BV zijn niet bedoeld voor het aanstellen van een titulair directeur. Het bestuur kan medewerkers wel een volmacht geven, bijvoorbeeld voor het doen van betalingen. Dit leg je vast in een procuratieregeling.

Context

Je gebruikt dit document in de volgende situatie:
De opvolging van de ene bestuurder door de andere. Het ontslag en de benoeming van een nieuwe bestuurder. Wij hebben aparte notulen voor het benoemen of ontslaan van een commissaris.

Als enig aandeelhouder en tevens enig statutair directeur, is het verstandig om iemand aan te wijzen die jou in noodgevallen kan waarnemen. Wij raden aan om dat direct bij de benoeming te doen. Dit leg je vast met de notulen AVA Ontstentenis of Belet.