In dit artikel wordt uitgelegd wat het verschil is tussen een voorschot, vooruitbetaling en lening. Ook wordt uitgelegd hoe dit in de financiële en loonadministratie wordt verwerkt.
Voorschot in hetzelfde loontijdvak
Het komt regelmatig voor dat een werknemer een voorschot op zijn loon wil. Stel dat de werknemer een netto maandinkomen van €3.500 heeft dat normaal gesproken op de 27ste van de maand wordt uitbetaald.
Op 3 juli vraagt de werknemer om een eenmalig voorschot van €1.500. De werkgever gaat akkoord en betaalt op 5 juli het gewenste voorschotbedrag uit. Dit wordt op de loonstrook van juli verrekend en op 27 juli wordt de resterende €2.000 overgemaakt.
Verwerking in de salarisadministratie
In artikel 27, lid 2 van de Wet op de loonbelasting staat dat werkgevers verplicht zijn om belasting in te houden op het tijdstip dat het loon wordt genoten. Een voorschot is ook gewoon loon dat alleen eerder wordt uitbetaald dan normaal.
Dit betekent dat er twee loonberekeningen binnen hetzelfde loontijdvak worden opgemaakt: één voor 5 juli en één voor 27 juli.
Toch is dit in de praktijk onwenselijk, ook voor de Belastingdienst (zie uitleg). Bij een voorschot in hetzelfde tijdvak kan daarom het beste worden gekozen voor het via de financiële administratie verstrekken van het netto voorschot en later in hetzelfde loontijdvak via de salarisadministratie verrekenen met het loon.
Definitie: Een voorschot op het loon is een deel van het salaris dat een werknemer al vóór de reguliere uitbetaaldatum ontvangt, maar nog binnen hetzelfde loontijdvak valt.
Voorschot toekomstig loontijdvak
Andere voorbeelden zijn dat een werknemer:
- In juli alvast ook het loon van augustus ontvangen wil;
- In januari een deel van zijn opgebouwde vakantiegeld ontvangen wil, dat normaal gesproken in mei wordt uitbetaald;
- In oktober een deel van zijn bonus ontvangen wil, die normaal gesproken in december wordt uitbetaald.
Het belangrijkste verschil is dat er sprake is van een vooruitbetaling op een toekomstig loontijdvak. In alle gevallen telt dat dit op het moment van uitbetaling fiscaal als loon wordt gezien. Op dat moment moeten dan ook loonheffingen worden berekend en afgedragen.
Definitie: Een vooruitbetaling is een voorschot op een beloning dat normaal gesproken in een toekomstig loontijdvak wordt uitbetaald.
Houd er rekening mee dat een voorschot op een toekomstig loontijdvak alleen incidenteel kan worden verstrekt. Bij een structureel karakter, ziet de Belastingdienst het als een lening.
Lening
Wanneer het een werknemer niet lukt om de financiering voor bijv. een hypotheek of de aankoop van een auto rond te krijgen, kan de werkgever inspringen door de lening (of een deel ervan) vanuit het bedrijf te verstrekken.
Aangezien de lening geen relatie heeft tot de arbeid die de werknemer verricht, staat dit los van een voorschot of vooruitbetaling. Werkgevers verstrekken meestal een lening als teken van vertrouwen en investering in de toekomstige arbeidsrelatie.
Verwerking in de boekhouding
Een lening is geen loon en boek je als vordering. Dit is het leenbedrag incl. rente. In de meeste boekhoudsoftware voeg je als regel u/g (uitgeleend geld) toe. Daarmee staat het op de debetzijde van de balans.
Aflossingen mogen niet worden verrekend met het loon (artikel 6:632 BW). De werknemer moet de termijnbedragen zelf overmaken.
Definitie: Een lening aan een werknemer is een geldbedrag dat de werknemer van de werkgever ontvangt, doorgaans tegen gunstige voorwaarden, met een verplichting tot terugbetaling binnen een afgesproken termijn.
Wil je geld aan een medewerker lenen? Dan raden wij aan om afspraken op papier te zetten. Daarbij moeten in principe dezelfde soort afspraken worden gemaakt als een bank dat ook zou doen. Lees meer over een personeelslening en download een actuele overeenkomst.
Let op: spreken jullie een rente af die lager is dan de marktconforme rente? Dan moet het rentevoordeel als loon worden gerekend.
