Geheimhoudingsverklaring voorbeeld
De geheimhoudingsverklaring is één van de eerste stappen bij een overname of samenwerking. Bij een bedrijfsovername komt er een moment dat vertrouwelijke informatie moet worden uitgewisseld. De aanbieder van de onderneming wil informatie over zijn bedrijf verschaffen. De mogelijke belangstellende potentiële koper zal informatie geven over zijn bedrijfsstrategie. Er kan sprake zijn een eenzijdige of tweezijdige geheimhoudingsverklaring. Eén organisatie geeft informatie aan de ander of beide partijen wisselen onderling bedrijfsgevoelige gegevens uit.
Bij een samenwerking is de verklaring vrijwel altijd tweezijdig. Beide partijen hebben belang om hun kennis te delen en er beter van te worden. Twee bedrijven willen bijv. onderzoeken of er een mogelijkheid is tot samenwerking. De stukken die jullie uitwisselen, moet je bijhouden op een lijst. Beide partijen zijn gehouden aan de geheimhoudingsverklaring. Als één van de partijen de afspraken schendt, staat daar een boete op. Na afloop van de overname of samenwerking moeten de gedeelde stukken worden vernietigd.
Wat moet je zelf regelen in de overeenkomst
Je moet de gegevens opnemen van de partijen. Ook vul je het doel en bandbreedte van de geheimhoudingsverklaring in. Bepaal in overleg de hoogte van de boete. De hoogte moet in verhouding staan tot de waarde van de gedeelde informatie. Meestal wordt een boete van €10.000,- opgenomen. De geheimhouding geldt vanaf het moment dat de verklaring is getekend. Gebruikelijk is een termijn van 3 of 5 jaar. Een termijn voor onbepaalde tijd is onredelijk.
Samenvatting
Bevat bepalingen over:
- Doel van het verschaffen van informatie;
- Datum ingang gesprekken en uitwisselen informatie;
- Uitzonderingen op de geheimhouding;
- Vernietiging informatie na afronden fase.
- Geheimhouding na afloop;
- Boete bij overtreding.
Context
Je gebruikt dit document in de volgende situatie:
De verkoper gaat vertrouwelijke informatie over zijn bedrijf verschaffen. De koper zal deze geheim houden. De volgende stap in het verkoopproces is de Intentieverklaring (LOI). Bij samenwerking wordt na een onderzoeksperiode een samenwerkingsovereenkomst opgesteld. Een geheimhoudingsverklaring is zeer gebruikelijk, maar in de praktijk lastig te handhaven. Het is echter toch belangrijk deze te tekenen. Partijen zijn zich dan bewust van de vertrouwelijkheid van de informatie.
Bij een potentiële samenwerking of bedrijfsovername is er altijd een spanningsveld tussen openheid en concurrentiegevoelige informatie. Deze geheimhoudingsverklaring geeft een aantal spelregels voor de omgang met vertrouwelijke informatie. Dergelijke overeenkomsten staan ook bekend onder de Engelse naam Non Disclosure Agreement (NDA). Het belangrijke punt is dat de overeenkomst het soms lastiger maakt om in de toekomst te ondernemen. Als de samenwerking geen doorgang vindt. Wat is dan de kennis die je al bezat en wat weet je door het delen van informatie? Kijk dus uit dat je niet meer vastlegt dan je zou willen met het oog op de toekomst. Dit model is door een ervaren jurist opgesteld met de dagelijkse praktijk in het achterhoofd.