Declaratieregeling

Model Declaratieregeling

Deze declaratieregeling geeft regels over wat, hoe en hoeveel iemand mag declareren. Het is mogelijkheid om iemand incidenteel onkosten te laten declareren of om een vaste declaratievergoeding voor bijv. bestuursleden ter beschikking te stellen.

Deze regeling geeft aan welke kosten in aanmerking komen. Je kunt dat zelf uitbreiden voor jouw organisatie. Er is ook opgenomen dat kosten boven een bepaald bedrag, of bijzondere kosten alleen gedeclareerd kunnen worden als er vooraf toestemming is. Alle kosten staan gespecificeerd tegen een relatief lage vergoeding. De kilometervergoeding moet je zelf invullen. Die kun je baseren op de maximale vergoeding die de Belastingdienst accepteert.

Wat moet je zelf invullen

Je moet zelf bedragen opnemen die je koppelt aan onkosten. Of je wel of niet wilt dat bij bepaalde uitgaven vooraf toestemming moet komen en van wie is afhankelijk van jouw vereniging of stichting.

Samenvatting

Bevat bepalingen over:

• De te declareren kosten;
• Kosten met een voorbehoud;
• De wijze waarop gedeclareerd kan worden;
• Bezwaarmogelijkheid als de declaratie is afgewezen.

Context

Je gebruikt dit document in de volgende situatie:
In veel non-profitorganisaties ontvangen de vrijwilligers geen vergoeding. Je wil ze wel betalen als ze daadwerkelijk kosten voor de organisatie maken. Hoe en wanneer je die uitbetaalt, kan je vastleggen. Bij de declaratieregeling hoort ook een declaratieformulier. De declaratieregeling is weer gebaseerd op het huishoudelijk reglement van een stichting of vereniging dat weer gekoppeld is aan de statuten. In principe zijn al deze documenten dus op elkaar afgestemd.

Als je een grote organisatie hebt, kun je ook nog betaalde krachten hebben. Die kunnen een deel van de formele bestuurstaken uitoefenen, zoals het goedkeuren van de declaraties.